Abmahnung als notwendige Vorstufe zur Kündigung

Wann ist eine Abmahnung wirksam?

Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte?

Die Abmahnung ist eine Art “gelbe Karte” und notwendige Vorstufe zum Ausspruch einer → verhaltensbedingten Kündigung. Wenn der Arbeitgeber einen Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten feststellt, kann er nicht ohne Weiteres eine Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen aussprechen, sondern muss den Arbeitnehmer zunächst “verwarnen” und ihm noch eine “Chance” zur Besserung geben. Dies geschieht durch das arbeitsrechtliche Instrument der Abmahnung.
Mit der Abmahnung soll dem Arbeitnehmer unmissverständlich erklärt werden, dass der Arbeitgeber mit dem Verhalten oder der Leistung des Arbeitnehmers nicht einverstanden ist und bei erneutem Fehlverhalten oder Andauern der unzureichenden Arbeitsleistung mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung gerechnet werden muss. (ACHTUNG → SPERRZEIT!)

Keine Schriftform für Abmahnung erforderlich; keine festen Fristen

Ein Fehlverhalten kann zwar auch mündlich abgemahnt werden, allerdings wird der Arbeitgeber allein schon zu Beweiszwecken in aller Regel eine Abmahnung schriftlich erteilen. Zu unterscheiden ist die Abmahnung von der bloßen Verwarnung oder Ermahnung.

Der Arbeitgeber ist bei Ausspruch einer Abmahnung an keine festen Fristen gebunden. Gesetzliche Fristen existieren insoweit nicht. Allerdings verlangt das Bundesarbeitsgericht, dass eine Abmahnung “zeitnah” nach Feststellung des behaupteten Pflichtverstoßes ausgesprochen werden muss. Andernfalls kann die Abmahnung allein aus diesem Grunde unwirksam sein. 

Als “zeitnah” gilt in der Rechtsprechung ein Zeitraum von in der Regel maximal zwei bis drei Wochen. Im Einzelfall kann eine Abmahnung jedoch auch nach diesem Zeitraum noch wirksam sein, wenn der Arbeitgeber nach Kenntniserlangung eines möglichen Pflichtverstoßes zunächst Nachforschungen anstellen musste, um sich zu vergewissern, dass der Pflichtverstoß tatsächlich begangen wurde.

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Hinweisfunktion und Warnfunktion der Abmahnung

Eine Abmahnung ist nur dann wirksam und kann nur dann als Vorstufe für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung dienen, wenn sie zwei nach der Rechtsprechung zwingend erforderliche Anforderungen erfüllt: Die Abmahnung muss sowohl eine Hinweisfunktion als auch eine Warnfunktion erfüllen.

Hinweisfunktion der Abmahnung:
Mit der Abmahnung muss dem Arbeitnehmer der beanstandete Pflichtverstoß unter genauer Benennung des Sachverhaltes konkret vor Augen geführt werden. Der Sachverhalt, in dessen Rahmen der Pflichtverstoß begangen worden sein soll, muss auch in zeitlicher Hinsicht so präzise dargestellt werden, wie es dem Arbeitgeber nach den Umständen des Einzelfalls möglich ist. Ebenso ist der Pflichtverstoß selbst genau zu benennen. 

Nicht ausreichend wäre etwa allein die allgemeine Behauptung, der Arbeitnehmer werde hiermit abgemahnt, weil er in der Vergangenheit mehrfach gegen arbeitgeberseitige Anweisungen verstoßen habe oder weil die erbrachten Arbeitsleistungen nicht mehr ausreichend seien.

Warnfunktion der Abmahnung:
Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Abmahnung ist ferner, dass dem Arbeitnehmer deutlich gemacht werden muss, dass er im Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen einschließlich des Ausspruchs einer Kündigung rechnen muss. Allein der Hinweis, dass ein nochmaliger Pflichtverstoß des Arbeitnehmers “Folgen” haben werde, wird nicht ausreichend sein, um eine spätere Kündigung auf diese “Abmahnung” zu stützen.

Abmahnungsbefugnis, Unterschriftsberechtigung

Eine Abmahnung ist auch dann unwirksam, wenn derjenige, der die Abmahnung ausgesprochen hat, hierzu nicht befugt war. Nicht jeder Vorgesetzte ist automatisch auch befugt, arbeitsrechtlichen Maßnahmen, wie die Erteilung einer Abmahnung oder den Ausspruch einer Kündigung, zu ergreifen. (vgl. auch → Checkliste: Kündigungsbefugnis)

Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte

Ist eine ausgesprochene Abmahnung unwirksam, besteht ein Anspruch darauf, dass diese Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Da es bei lebensnaher Betrachtung äußerst unwahrscheinlich ist, dass ein Arbeitgeber die Unwirksamkeit der Abmahnung einräumt und die Abmahnung freiwillig aus der Personalakte entfernt, bleibt zur Durchsetzung des Entfernungsanspruchs nur der Gang zum Arbeitsgericht.

Vor diesem Schritt sollte jedoch sorgsam abgewogen werden, ob die Durchsetzung des formal bestehenden Anspruchs auch in praktischer Hinsicht sinnvoll ist. Denn es besteht die Gefahr, dass sich die Spannungen, die sich in der – wenn auch unwirksamen – Abmahnung manifestieren, weiter vertiefen. Insbesondere dann, wenn die Abmahnung allein aus formalen Gründen unwirksam ist, wird die Unzufriedenheit des Arbeitgebers mit dem Verhalten des Arbeitnehmers, welches er erfolglos versucht hat, abzumahnen, nicht durch die Verurteilung zur Entfernung der formal unwirksamen Abmahnung beseitigt. 

Die theoretische Vorstellung, der Abmahnungssachverhalt könne durch eine arbeitsgerichtliche Klärung aus der Welt geschafft werde, erweist sich daher in der Praxis häufig als Trugschluss.

Wenn eine Abmahnung ausgesprochen wurde, ist daher zwar zunächst die reine Rechtsfrage zu prüfen, ob die Abmahnung überhaupt wirksam ist; mit ebenso großer Sorgfalt ist aber dann auch zu untersuchen, ob die zu erwartenden Nachteile eines Klageverfahrens nicht deutlich schwerer wiegen, als der mit der sofortigen Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verbundene Vorteil. Denn die Wirksamkeit und Berechtigung einer Abmahnung kann auch noch später im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses angegriffen werden, wenn der Arbeitgeber in der Folgezeit eine verhaltensbedingte Kündigung gestützt auf die vermeintlich wirksame Abmahnung ausspricht.

Weitere Informationen finden Sie auch unter: www.abmahnung.org